I. DỊCH VỤ LƯU TRÚ (KHÁCH SẠN, RESORT, HOMESTAY, KHU NGHỈ DƯỠNG)
– Được cung cấp trên cơ sở hợp đồng của KOITOUR với cơ sở lưu trú. Tiêu chuẩn khách sạn được đặt tương ứng với mục “Bao gồm” trong chương trình mua tour của Quý khách. Nếu cần thiết thay đổi về bất kỳ lý do nào, khách sạn thay thế sẽ tương đương với tiêu chuẩn của khách sạn ban đầu và sẽ được báo cho du khách trước khi khởi hành.
– Những yêu cầu đặc biệt của Quý khách nên thông báo trước cho KOITOUR và được đáp ứng tùy theo khả năng cung cấp của khách sạn, khách hàng phải trả thêm tiền đối với các yêu cầu này (nếu có). KOITOUR có quyền không đáp ứng những yêu cầu này nếu khách sạn từ chối cung cấp dịch vụ. Mọi thông tin này sẽ được thông báo cho Quý khách trước ngày khởi hành. Giờ nhận phòng tùy theo đặc thù riêng của khách sạn thông thường là sau 13h00.
II. QUY ĐỊNH ĐẶT PHÒNG
1. Tất cả các Yêu Cầu Dịch Vụ của Khách hàng/ Đối tác phải được gửi cho KOITOUR dưới hình thức qua yêu cầu từ Trang Web Koitour.net, qua email hoặc văn bản trước khi Khách làm thủ tục nhận phòng. KOITOUR sẽ xác nhận đặt phòng/ dịch vụ được gửi qua email đăng ký của Khách hàng.
2. Quy định về lưu trú: Số lượng Khách tối đa trên một phòng Khách Sạn (ngoại trừ các trường hợp đặc biệt được nói rõ) được áp dụng như sau:
Tối đa 04 người trong 01 phòng ngủ bao gồm cả trẻ em dưới 12 tuổi: 03A & 01C hoặc 02A & 02C.
Mỗi phòng chỉ được đặt thêm 01 giường phụ tùy theo chính sách áp dụng tại từng Khách sạn.
Áp dụng phụ thu trẻ em từ 06 tuổi đến dưới 12 tuổi và phụ thu người lớn dành cho khách từ 12 tuổi.
3. Trường hợp đặc biệt: trong một số trường hợp đặc biệt (bao gồm nhưng không giới hạn: sự kiện bất khả kháng, hoạt động nâng cấp, sửa chữa Khách Sạn v.v…), KOITOUR có quyền di dời Khách sang loại phòng/ Khách Sạn khác có tiêu chuẩn tương đương loại phòng/ Khách Sạn mà Khách hàng/ Đối tác đã đặt và được KOITOUR xác nhận.
4. Thông tin cung cấp cho Khách sạn trước ngày đến: Để Khách nhận được chất lượng dịch vụ tốt nhất từ Khách Sạn và đảm bảo an ninh cho Khách, Khách hàng/ Đối tác cần cung cấp cho bộ phận đặt phòng của Khách Sạn:
5. Thông tin chuyến bay và thời gian tới Khách Sạn dự kiến cần được cung cấp cho Khách Sạn ít nhất 05 ngày trước ngày Khách đến trong trường hợp Khách yêu cầu dịch vụ đón, tiễn.
6. Nếu Khách hàng/ Đối tác không cung cấp thông tin đúng hạn, KOITOUR có quyền hủy đặt phòng khỏi hệ thống, từ chối áp dụng giá ưu đãi theo Voucher, xác nhận Yêu Cầu Dịch Vụ, thỏa thuận, hợp đồng đã ký kết giữa Khách hàng/ Đối tác và KOITOUR. Trong trường hợp đó, KOITOUR sẽ áp dụng Giá Công Bố tại Khách Sạn vào ngày Khách làm thủ tục nhận phòng nếu còn phòng trống, và Đối Tác sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm giải quyết các khiếu nại của Khách phát sinh do việc cung cấp thông tin muộn.
7. Các yêu cầu đặc biệt khác như phòng ở tầng cao, phòng liền kề…, sẽ được cung cấp tùy thuộc vào khả năng sẵn có của Khách Sạn tại thời điểm nhận phòng.
III. QUY ĐỊNH NHẬN, TRẢ PHÒNG
Trừ khi có thông báo và/hoặc xác nhận khác từ Khách Sạn, quy định về nhận và trả phòng được áp dụng như sau:
Chính sách
| Nhận phòng sớm | Trả phòng muộn | Phụ thu |
| Trước 6:00 giờ | Sau 18:00 giờ | Phụ thu 01 đêm tiền phòng |
| Từ 6:00 giờ tới trước 9:00 giờ | Từ 15:00 giờ tới trước 18:00 giờ | Phụ thu 50% phí của 01 đêm tiền phòng |
| Từ 9:00 giờ tới trước 14:00 giờ | Từ 12:00 giờ tới trước 15:00 giờ | Phụ thu 30% phí của 01 đêm tiền phòng |
Tùy thuộc vào tình trạng phòng sẵn có và xác nhận đồng ý của Khách sạn.
Các khoản phí nhận phòng sớm/trả phòng muộn nêu trên sẽ được tính theo Giá Công Bố của Khách sạn (bao gồm giá chương trình khuyến mại nếu đang áp dụng tại thời điểm thanh toán) khi Khách trực tiếp thanh toán cho Khách sạn.
IV. QUY ĐỊNH HOÀN/HỦY PHÒNG
1. Khi lựa chọn dịch vụ qua Trang Web Koitour.net, trên Trang Web ghi rõ chính sách hoàn/hủy phòng áp dụng với từng mức giá và chương trình khuyến mãi.
2. Nếu Trang Web ghi “Không hoàn trả phí khi hủy phòng”, nghĩa là Gói Phòng đó không áp dụng chính sách hoàn tiền nếu Khách yêu cầu hủy/thay đổi thông tin trên Yêu Cầu Dịch Vụ.
3. Nếu Trang Web ghi “Hủy miễn phí trước ngày …”, nghĩa là Khách có quyền thay đổi thông tin hoặc hủy Yêu Cầu Dịch Vụ trước ngày ghi chú.
4. Chính sách thay đổi thông tin/hoàn tiền áp dụng cho yêu cầu hủy Yêu Cầu Dịch Vụ của Khách cũng được ghi chú trong email Xác nhận đặt phòng được gửi tới email của người đặt phòng sau khi thanh toán thành công.
5. Trong trường hợp Khách phát sinh yêu cầu thay đổi thông tin hoặc hủy Yêu Cầu Dịch Vụ và hoàn tiền, Khách cần liên hệ trực tiếp tới Bộ phận đặt phòng của Khách sạn để được hỗ trợ.
